ISO 30401:2018 هو معيار دولي يحدد متطلبات نظام إدارة المعرفة (Knowledge Management System - KMS). يركز هذا المعيار على دعم المؤسسات في إنشاء، وإدارة، وصيانة، وتحسين أنظمة إدارة المعرفة لتعزيز أداء الأعمال وتحقيق الأهداف الاستراتيجية. يعتبر إدارة المعرفة أداة حيوية لمساعدة المؤسسات على استخدام المعرفة بشكل أكثر كفاءة لتعزيز الابتكار والقدرة التنافسية.

الأهداف الرئيسية لـ ISO 30401:

    1.    تحسين إدارة المعرفة:
    •    المعيار يساعد المؤسسات على تطوير نظم فعالة لتحديد وجمع ومشاركة المعرفة بين الموظفين والإدارات المختلفة.
    2.    تشجيع الابتكار:
    •    عبر تسهيل الوصول إلى المعرفة، يشجع المعيار على الابتكار والتحسين المستمر من خلال مشاركة المعرفة وتطبيق أفضل الممارسات.
    3.    دعم استمرارية الأعمال:
    •    يمكن لنظام إدارة المعرفة أن يسهم في الحفاظ على استمرارية العمل من خلال تخزين المعرفة المؤسسية وضمان استمراريتها في حالات التغيير أو المغادرة المفاجئة للموظفين.
    4.    تعزيز التعلم التنظيمي:
    •    ISO 30401 يشجع على بيئة تعلم مستمر من خلال تقديم عمليات منهجية لتبادل المعلومات والخبرات.

مكونات ISO 30401:

    1.    تحديد المعرفة الهامة:
    •    يشمل المعيار عملية لتحديد المعرفة التي تعتبر حرجة بالنسبة لأهداف المنظمة واستراتيجياتها، بما في ذلك كيفية جمعها وصيانتها.
    2.    هيكلة ونشر المعرفة:
    •    يهتم بتنظيم المعرفة بطريقة تسهل الوصول إليها واستخدامها من قبل الموظفين المناسبين في الوقت المناسب.
    3.    تعزيز الثقافة التنظيمية:
    •    يشدد المعيار على ضرورة تعزيز ثقافة تشجع على التعاون والمشاركة المفتوحة للمعرفة داخل المنظمة.
    4.    مراقبة وتقييم:
    •    يتطلب مراقبة وتقييم مستمرين لمدى فعالية نظام إدارة المعرفة، مما يسمح بإجراء التحسينات الدورية.
    5.    التدريب والتطوير:
    •    جزء من المعيار يتناول كيفية تدريب وتطوير الموظفين لضمان أنهم قادرون على استخدام نظام إدارة المعرفة بفعالية.

فوائد تطبيق ISO 30401:

    1.    تحسين الكفاءة التشغيلية:
    •    من خلال تسهيل الوصول إلى المعرفة الضرورية، يمكن تقليل وقت حل المشكلات وزيادة الكفاءة في العمليات اليومية.
    2.    زيادة الابتكار:
    •    يوفر إطارًا لتبادل الأفكار والمعلومات بين مختلف الإدارات، مما يؤدي إلى تعزيز الابتكار والتطوير المستمر.
    3.    حفظ المعرفة المؤسسية:
    •    يساعد في الحفاظ على المعرفة الهامة داخل المنظمة، حتى في حالة مغادرة الموظفين الرئيسيين، مما يضمن استمرارية العمل.
    4.    تحسين اتخاذ القرارات:
    •    يساهم في تحسين القرارات الاستراتيجية والتشغيلية من خلال توفير المعرفة الدقيقة والمحدثة في الوقت المناسب.
    5.    تعزيز المرونة:
    •    من خلال مشاركة المعرفة وتبادل الخبرات، تصبح المؤسسات أكثر مرونة وقادرة على التعامل مع التغييرات والتحديات الجديدة.

آلية تطبيق ISO 30401:

    1.    التقييم الأولي:
    •    تبدأ المؤسسة بتقييم الوضع الحالي لإدارة المعرفة لديها وتحديد الفجوات مقارنة بمتطلبات ISO 30401.
    2.    تطوير نظام إدارة المعرفة:
    •    بناءً على الفجوات المحددة، يتم تطوير نظام إدارة المعرفة الذي يشمل عمليات ووسائل جمع المعرفة وتخزينها ونشرها.
    3.    التدريب والتثقيف:
    •    تدريب الموظفين على كيفية استخدام النظام وكيفية المشاركة الفعالة للمعرفة ضمن المنظمة.
    4.    التقييم والتحسين المستمر:
    •    يتم تنفيذ عمليات تقييم دورية لضمان أن النظام يعمل بفعالية وأنه يتم تحسينه بناءً على الملاحظات.
    5.    التدقيق الخارجي:
    •    يمكن للمؤسسة أن تخضع لعملية تدقيق خارجي لتقييم مدى الامتثال لمتطلبات ISO 30401، مما يساعدها على تحسين نظام إدارة المعرفة لديها.

الختام:

معيار ISO 30401 يوفر إطارًا قويًا لإدارة المعرفة في المؤسسات، مما يعزز من الابتكار، ويحسن الكفاءة التشغيلية، ويضمن الحفاظ على المعرفة المؤسسية. يمكن أن يساعد تطبيق هذا المعيار الشركات في تحقيق مرونة أكبر في مواجهة التحديات وضمان استمرارية العمل عبر إدارة المعرفة بشكل فعال.